NAKIA ISÄNNÖINTI

Hyvä isännöintikumppani.

Tietosuojaseloste ja evästeet

Nimi:
Nakia Oy
Y-Tunnus: 1536031-6
Postiosoite: Karvarinkatu 8, 60100 SEINÄJOKI

Vastaava yhteyshenkilö:
Kaj Laukkanen
kaj@nakia.fi
Puh. 045-6007140

Nakia Oy:n tietosuojaperiaatteet

Yrityksessämme noudatetaan tietosuojaperiaatteita, joiden mukaan henkilötietoja:
• käsitellään lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi
• käsitellään luottamuksellisesti ja turvallisesti
• kerätään ja käsitellään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten
• kerätään vain tarpeellinen määrä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen nähden
• päivitetään aina tarvittaessa – epätarkat ja virheelliset henkilötiedot on poistettava tai oikaistava viipymättä
• säilytetään muodossa, jossa rekisteröity on tunnistettavista ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten.

Nakia OY:n ylläpitämiin ja hallitsemiin henkilötietorekistereihin on pääsy ainoastaan Isännöitsijä Kaj Laukkasella sekä hallinnon sihteereillä Meri Hämäläisellä ja Satu Siltasella. Lisäksi Kurikan toimiston sihteerillä Tarja Haanpäällä on pääsy Kurikassa sijaitsevien taloyhtiöiden rekistereihin. Kaikki työntekijät ovat sitoutuneet noudattamaan hyviä tietosuojakäytäntöjä ja ovat vaitiolovelvollisia.

Suurimmilta osin Nakialla käsitellään isännöitävänä olevien taloyhtiön tietoja, joille Nakia Oy toimii rekisterin käsittelijänä. Lisäksi Nakia Oy on rekisterinpitäjänä muille asiakkailleen sekä oman henkilökunnan tiedoille.
Nakia -isännöinnissä henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat As Oy laki, henkilötietolaki sekä ns. oikeutettu etu, joka syntyy asiakassuhteessa taloyhtiöön. Yrityksessämme käsitellään vain tietoja, jotka ovat tarpeellisia asiakassuhteiden hoidon ja oman toiminnan ylläpitämisen kannalta.
Nakia Oy hoitaa myös asuntojen vuokrausta, johon liittyvät vuokralaisista pidettävät rekisterit.

Nakian hallinnoimat ja ylläpitämät henkilötietorekisterit

Taloyhtiöiden osakeluettelot
• omistajan nimi ja postiosoite, luonnollisen henkilön syntymäaika, mahdollisen muun huoneiston hallintaoikeuden haltijan nimi (esim. lesken asumisoikeus).

Taloyhtiöiden remonttirekisterit
• osakkaan nimi, osoite, sähköpostisoite ja puhelinnumero, mahdollisen muun yhteyshenkilön vastaavat yhteystiedot, työnsuorittajien (esimerkiksi suunnittelija, urakoitsija, valvoja) nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Taloyhtiöiden asukasluettelot
• asukkaan nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi (esimerkiksi perintä), osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, muut hallinnon hoidon kannalta välttämättömät henkilötiedot.

Vuokralaisten tiedot
• vuokralaisen nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi (esimerkiksi perintä), osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, muut hallinnon hoidon kannalta välttämättömät henkilötiedot.

Henkilöstöntiedot
• Työsopimukset ja palkanmaksuun liittyvät asiat, sisältävät tarvittavat tiedot työntekijöistä.

Toimeksiantosopimukset
Asiakastietojen käsittelyssä käytetään Domus -isännöintiohjelmistoa, jonka tuottaa Tietoaika Oy. Tietojen tuhoaminen SAT -tuhous

Henkilötietojen elinkaari

Kerääminen
• Osakas/vuokralainen/kaupan välittäjä/vuokravälittäjä ottaa yhteyttä Nakiaan ja ilmoittaa tietonsa. Yhteydenottoon käytetään yleensä puhelinta, sähköpostia, nettisivuja tai henkilökohtaista tapaamista.
• Tiedot kerätään ensisijaisesti henkilöltä itseltään tietojen oikeellisuuden varmistamiseksi.

Tallennus, käsittely ja säilytys
• Henkilön tiedot tallennetaan domuksen-isännöintiohjelmaan
• tallennetaan vain tarpeelliset tiedot
• osakkaan tiedot kirjataan osakeluetteloon
• kauppakirjat
▪ mappi lukollinen kaappi
▪ sähköpostitse tulleet (pdf.)
• vuokrasopimukset
▪ mappi lukollinen kaappi
▪ sähköiset tiedostot (doc. pdf.)
• henkilötietoja käsitellään vain asukas-/osakassuhteen hoitoa koskevissa asioissa eikä niitä saa luovuttaa ulkopuolisille ilman asukkaan antamaa suostumusta, jollei siihen löydy laista johtuvaa perustetta

Tietoihin pääsy
▪ sähköisiin tietoihin pääsy toimistojen henkilökunnalla (käyttäjätunnus ja salasana)
▪ paperilla oleviin tietoihin (mappeihin) pääsy toimistojen henkilökunnalla
▪ toimiston arkistokaapit, muut arkistotilat (pankki)
• asiakirjojen säilytysajat huomioidaan

Hävittäminen
• paperisten asiakirjojen hävittäminen tuhoamalla
• sähköisten tiedostojen poistaminen

Henkilötietojen säilytykseen liittyvät riskit ja niiden minimointi

Tietojärjestelmien hakkerointi
• tietoturvaohjelmistojen ajantasaisuus ja luotettavuus
• turvalliset käyttäjätunnukset ja salasanat, jotka vaihdetaan tarpeeksi usein
• pääsy vain niihin tietoihin, joita kukin työssään tarvitsee
Murtautuminen toimisto-/arkistotiloihin
• turvalliset lukitukset, avaimet vain asianomaisilla, avainten huolellinen säilytys
• hälytinjärjestelmät
Henkilötietojen päätyminen vääriin käsiin
• Tarkistetaan saajan sähköpostiosoitteen oikeinkirjoitus
• Jätetään henkilötunnusten loppuosa pois sopimusta lähetettäessä sähköisesti
• Oman henkilöstön salassapitovelvollisuus
Tietojen päätyminen vääriin käsiin hävitysvaiheessa
• luotettavien toimijoiden käyttö tuhoamisessa
• paperisilppurin käyttö toimistolla henkilötietoja sisältäviä papereita hävitettäessä.

Kuinka käytämme evästeitä?

Evästeiden käytön tavoitteena on mahdollistaa kaikille käyttäjille hyvä käyttäjäkokemus, sivuston ylläpitäminen ja kehittäminen. Evästeiden ja analytiikkaratkaisujen avulla saamme tietoa esimerkiksi siitä, kuinka käyttäjät liikkuvat sivustolla, mistä kanavista sivustolle tullaan ja millainen sisältö kiinnostaa käyttäjiä.

Käyttäjille voidaan kohdentaa markkinointia kolmannen osapuolen palveluntarjoajien (esim. Google) järjestelmiä hyödyntäen. Google Analytics-palvelulla kerätyt tiedot säilytetään Googlen Analytics-työkalussa. Google Analytics -palvelun tiedot kerätään anonyymisti, eikä niitä yksilöidä henkilöihin/henkilöön.
Kuinka kävijä voi vaikuttaa evästeiden käyttöön?

Jokainen käyttäjä voi estää selaimensa asetuksista evästeiden käytön. Jos et hyväksy evästeiden käyttöä, voit siitä huolimatta käyttää yrityksemme verkkosivuja ja kaikkia sen palveluja. Evästeiden käytön kieltäminen saattaa kuitenkin vaikuttaa verkkosivuston käyttömukavuuteen sekä toimivuuteen.

TIETOJENLUOVUTUS KOLMANSILLE OSAPUOLILLE

Emme myy, vuokraa tai luovuta käyttäjän henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Voimme kuitenkin luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.

Sivuillamme on seuraavien kolmansien osapuolien asettamia evästeitä:

TAWK.to. https://www.tawk.to/data-protection/gdpr/
Google. https://www.google.com/cloud/security/gdpr/

TIETOJEN TARKASTUS- JA OIKAISUOIKEUS

käyttäjällä on oikeus tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastusoikeutta koskevat yhteydenotot tulee tehdä kirjallisina ja allekirjoitettuina tämän selosteen alussa mainittuun osoitteeseen.

Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä, voit tehdä rekisteriasioista vastaavalle henkilölle virheen korjaamista koskevan pyynnön.

Tarkistusoikeus on voimassaolevan lainsäädännön mukainen.

Käyttäjällä on mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia selainvalmistajan ohjeiden mukaisesti sekä tyhjentää mahdolliset evästeet selaimen välimuistista.